不具合対応に追われる会員管理を見直す。コミュニティ運営会社のシステム刷新事例
会員数が増えることは、コミュニティ事業にとって大きな成長の機会です。一方で、会員管理システムの不具合や使いづらさが残ったままだと、問い合わせや個別対応も増え、運営を支える仕組みが事業の成長に追いつかなくなることがあります。
今回は、既存パッケージの会員管理システムを利用していたコミュニティ運営会社に対し、Ouverが現状の調査・暫定対応からシステムの全面刷新、リリース後の改善まで支援した事例をご紹介します。
ソースコードが開示されない制約を踏まえて対応方針を整理し、運営事務局と会員の両方にとって使いやすいシステムを目指しました。
案件概要
- 業種：コミュニティ運営業
- 支援内容：既存システムの調査・暫定対応、会員管理システムの新規構築、リリース後の改善
- 開発期間：約4ヶ月（要件定義〜開発）
- 使用技術：Next.js、React、TypeScript、Node.js、Vercel、Netlify
1．会員数の増加で、個別対応による運営が難しくなった
お客様は、他社が提供するパッケージ型の会員管理システムを利用していました。しかし、カスタマイズされた機能や実際の運用に課題があり、会員管理に関する不具合が継続的に発生していました。
会員数が少ない時期には、運営側で一件ずつ確認・対応することで業務を維持できていました。その後、事業が急成長し、会員数の増加に伴って問い合わせや不具合対応の負担も拡大していきました。
会員の利用体験にも影響が出始め、運営会社への信頼を維持するうえでも、システムの見直しが必要な状況でした。
さらに、今後の会員数増加やサービスの拡充に合わせて機能を追加したくても、既存パッケージの仕様や開発・保守体制に依存することが懸念されていました。目の前の不具合への対応と、今後も事業を支えられる仕組みの検討を、並行して進める必要がありました。
2．ソースコード非公開の制約を踏まえ、現状を調査
当初のご相談は、既存システムの調査・改善でした。Ouverはまず、どのような場面で不具合が起きるのか、運営にどのような支障が出ているのかを整理しました。
ただし、既存システムは他社のパッケージ製品で、ソースコードは開示されていませんでした。そのため、内部処理を直接確認し、根本原因を特定して修正することには制約がありました。
そこで、確認できる範囲で発生状況を分析し、想定される原因や対応方法を整理しました。そのうえで、運営への影響を軽減するため、実施可能な範囲で必要最低限の暫定対応を行いました。
調査や対応を通じてお客様と課題認識を共有し、対応を評価いただいたことから、最終的には既存パッケージを使い続けるのではなく、会員管理システム全体を新たに構築する方針となりました。
ソースコードがないから何もできない、と決めつけるのではなく、確認できることとできないことを分け、現状に合った対応方針を検討した点が、このプロジェクトの出発点です。
3．既存機能を整理し、運営側と会員側の使いやすさを設計
新規構築では、これまでの業務や必要な機能をできる限り引き継ぐことを基本にしながら、実際の運営フローと会員の利用状況を確認しました。
既存システムの機能をすべてそのまま複製するのではなく、残すべき機能と不要な機能を整理し、要件定義・設計を進めました。運営を継続するために必要な内容を保ちながら、日々の使いづらさを見直すためです。
運営事務局向けには、管理に必要な情報を把握しやすい仕組みを整えました。会員数や決済に失敗している会員の状況などを、ダッシュボードで確認できるようにし、日々の確認・管理業務を進めやすくしました。
会員向けの画面も刷新し、必要な機能へアクセスしやすいシンプルな構成としました。管理する人にとっての効率だけでなく、サービスを利用する会員が迷わず使えることも重視しています。
運営側と会員側では、必要な情報や操作が異なります。それぞれの利用場面を踏まえて設計することで、双方の使いやすさを両立させることを目指しました。
4．約4ヶ月で開発し、リリース後も改善を継続
整理した要件に基づき、会員管理システムを新規構築しました。要件定義から開発までの期間は約4ヶ月です。
開発にはNext.js、React、TypeScript、Node.jsを採用し、VercelおよびNetlifyを利用した構成で進めました。
リリース直後には、実際の運営を通じて必要になった追加機能のご要望にも対応しました。公開を区切りとして支援を終えるのではなく、日々の運用に合わせて改善を重ねています。
本事例の確認時点であるリリースから約2ヶ月後には、運用も安定してきており、大きな問題なく利用いただいていました。
5．使いやすさの改善と、今後の拡張につながる基盤
刷新後は、会員の方から使いやすさや画面のシンプルさを評価する声をいただいています。従来の使い勝手を見直し、会員が利用しやすいサービス環境を整えることができました。
運営事務局にとっても、会員数や決済状況などを確認しやすくなり、日々の管理業務の効率化につながっています。
また、独自のシステムへ移行したことで、今後の事業方針に合わせて機能追加や改修を検討しやすい基盤を整えました。今後のサービス拡張も視野に入れています。
今回の支援では、既存システムの調査と暫定対応から始め、要件の整理、新規開発、リリース後の改善まで一貫して対応しました。システムを置き換えることだけでなく、その先の運営を支えることを大切にしたプロジェクトです。
6．会員管理システムの見直しをご検討の方へ
「会員が増えるほど、問い合わせや個別対応の負担が大きくなる」「今のシステムを改修し続けるべきか、作り直すべきか判断できない」といったお悩みはありませんか。
Ouverでは、現在の業務とシステムの状況を確認し、保守・改善を続ける方法や、新しいシステムへ移行する方法を検討します。ソースコードや資料の有無によって調査できる範囲は変わるため、その制約も踏まえて進め方を整理します。
既存システムの引き継ぎから新規構築まで、まずは現在の課題をご相談ください。