Excel管理の限界とは？改善・SaaS導入・業務システム開発を選ぶ判断基準

「Excelのファイルが増えすぎて、どれが最新か分からない」「同じ内容を何度も入力している」「担当者が休むと、誰も状況が分からない」。こうした声を、業務システムのご相談でよく伺います。

Ouverは業務システムの開発会社ですが、ご相談の結果、新しく作らない方がよいとお伝えすることもあります。この記事でも、システムを作ることを前提にせず、Excelを続ける方法も含めて比べていきます。

1. Excel管理の限界のサイン

まず、日々のファイル操作で次のようなことが起きていないかを確かめます。

• 同じファイルを複数の人が同時に直せない
• どれが最新のファイルか分からない
• ファイルが重く、開くのに時間がかかる
• 担当者しか中身が分からない
• 別のファイルやシステムへの転記が多い

ただ、より大きなサインは、経営の数字や判断に表れます。

• 部署ごとの売上や原価、人や車両の空き状況が見えない：担当者ごとのExcelで管理していた廃品回収会社では、部署をまたいだ応援の費用が分かりにくく、電話の問い合わせにその場で対応できるか判断できない状態でした事例SaaSを導入したのに使われない。廃品回収会社の業務整理・運用設計を支援した事例
• 事業が伸びるほど、事務作業と費用が増える：スプレッドシート中心で運用していた営業代行会社では、売上の拡大とともに事務作業が増え、人件費や外部への委託費用も増えていました事例スプレッドシート管理の限界に向き合う。営業代行会社の成長を支えるCRM開発
• システムとExcelで二重に管理している：約15年使ってきたシステムで足りない作業をExcelで補い、二重管理が増えていた例もあります事例受注履歴100件の表示が約10分から約30秒に｜九州の卸・メーカー・EC販売企業のシステム保守引き継ぎ事例
• 同じ情報を、何か所にも入力している：見積・売上・案件管理のそれぞれに同じ内容を入力していた例もあります事例営業担当者ごとのExcel管理と二重入力を解消｜老舗の産業廃棄物処理会社の業務システム開発事例

Googleスプレッドシートでも同じです。同時に編集できても、管理のルールやデータのつながりが整っていなければ、同じ問題が起きます。

2. まず、今の業務を書き出す

方法を選ぶ前に、今の業務を書き出します。全部を調べる必要はありません。次の3つを確かめるだけでも、どこを直せばよいかが見えてきます。

• 同じ情報を、どこに何回入力しているか
• 必要な情報が、特定の担当者の手元にしかない状態になっていないか
• ある業務で登録した情報を、次の業務でも使えているか

すでに何かのシステムを使っている場合は、「システムが担っている範囲」と「Excelで補っている範囲」を分けて書き出します。

転記の作業が多い場合は、転記を1つ選び、「何の情報を」「どこからどこへ」「何をきっかけに」「月に何件、いつまでに」「訂正やキャンセルのとき誰が直すか」を書き出すと、必要な仕組みを絞り込めます。

3. 選択肢を比べる

④⑤の費用は、Ouverのこれまでの案件をもとにした目安です（税別）。

大切なのは、1つに決めつけないことです。⑤の業務システムを作る場合でも、一部の作業はExcelのまま残す、という組み合わせもあります。

4. SaaSを入れたのに使われないとき

市販のサービスを契約したのに、現場で使われない。これもよくあるご相談です。

ある廃品回収会社では、サービスを契約したものの、今の業務とどこまで合うのか、入らない情報をどう扱うのかが決まらず、使われないまま利用料だけが発生していました事例SaaSを導入したのに使われない。廃品回収会社の業務整理・運用設計を支援した事例。

このとき、Ouverは次の3つに分けて整理しました。

• サービスの標準の機能で対応できる業務
• 仕事の進め方を変えれば対応できる部分
• 必要だが、別の方法で補う情報

ここで大事なのは、今のExcelの項目をすべて移すことを前提にしないことです。項目をそのまま移すと、複雑な運用もそのまま残ってしまいます。

5. 見積もってから「作らない」と決めることもある

システム化を考え始めたら、全部作るしかない、というわけではありません。

約15年使ってきた在庫・売上管理システムを引き継いだ卸・メーカーの会社では、Excelで補っていた業務をシステムに入れることを検討しました。必要な機能と費用を出して効果と比べたところ、すべてをシステムにするには大きな費用がかかることが分かりました。

そこで全面的なシステム化は見送り、今のシステムの改善を優先しました。その結果、受注履歴100件の表示にかかっていた時間が、約10分から約30秒になりました事例受注履歴100件の表示が約10分から約30秒に｜九州の卸・メーカー・EC販売企業のシステム保守引き継ぎ事例。

費用と効果を比べたうえで、作らない判断をするのも、立派な選択です。

6. 開発を選ぶなら：期間と費用、進め方

業務システムを開発する場合、これまでの事例では、要件定義から開発まで約4〜8か月かかっています。

費用の目安は、複数の人が使う業務システムで300万〜1,500万円ほど（税別）です。Excelの管理から移る場合、費用は次のようなことで変わります。

• Excelのファイルやシートの数、項目の多さ
• 使う人の数と、部署の数
• ほかのシステムとの連携
• 今のデータの移し替え
• 処理の複雑さ

何を作るかがまだはっきりしない場合は、先に業務の調査や要件の整理だけを契約し、その結果をもとに開発の見積もりを出す進め方もあります。

7. 移行でつまずかないために

• 今の作業を、そのままシステムで再現しない：営業代行会社の事例では、スプレッドシートをそのまま置き換えるのではなく、業務の流れから見直しました事例スプレッドシート管理の限界に向き合う。営業代行会社の成長を支えるCRM開発
• すべての項目を移さない：必ず必要な情報と、見直せる情報を分けます事例SaaSを導入したのに使われない。廃品回収会社の業務整理・運用設計を支援した事例
• Excelをやめる日を決める：新しい仕組みとExcelを並行して使う期間が長いと、二重入力が続いてしまいます。並行する期間と、Excelをやめる日を先に決めておきます

8. 歴史のある会社で、長年のやり方を変えるとき

「昔からこの帳票だから」「このやり方で回ってきたから」。長く続いている会社ほど、やり方を変えることへの不安は大きくなります。

創業約40〜50年の産業廃棄物処理会社の事例では、以前に市販のサービスを入れようとしたとき、必要な情報が入らず運用に困るとして、現場から反発がありました。

そこで今回は、経営陣との要件定義と、現場の代表との要件定義を両方行い、双方の了承を得ながら進めました。新しい仕組みを入れる理由とメリットも先に説明したことで、「便利になるなら」と納得していただけました。

約6か月で業務システムを開発し、使い始めてから次のように変わりました事例営業担当者ごとのExcel管理と二重入力を解消｜老舗の産業廃棄物処理会社の業務システム開発事例。

• 営業の現場：日報の入力の手間が減り、次に動く案件がはっきりした。案件の量と売上が見えるようになり、評価が実績に沿ったものになった
• 事務：二重入力が減って作業時間が大きく減り、見積書や報告書の作成も簡単になった。担当者しか分からない仕事がなくなり、誰かが休んでも引き継ぎやすくなった。空いている車両と人がすぐ分かるので、問い合わせに早く正確に答えられるようになった

お客様からは、「使い始めは慣れるまで大変だったが、慣れてしまえばとても楽になった」というお話を伺っています。

帳票やルールが「昔からそうだから」という理由で残っている場合は、それ自体を見直せないかも、あわせて確かめてみてください。

9. 判断のためのチェックリスト

• □ 同じ情報を、何か所に入力しているか書き出した
• □ 担当者の手元にしかない情報を洗い出した
• □ 困っているのが「特定の作業」か「業務全体の流れ」かを分けた
• □ Excelを整える・市販のサービス・小さな自動化・開発・今のシステムを直す、を比べた
• □ 移す情報と、移さない情報を分けた
• □ 経営側と現場の両方の意見を聞いた
• □ 費用と効果を比べ、「作らない」選択肢も残した

Excel管理の見直しをご相談ください

Ouverでは、今の業務とExcelの使い方を伺うところから、ご相談を受けています。ご相談は3回程度まで無料が目安です。仕様書や、何を作るかが決まっていなくても大丈夫です。

現場の社員の方へのヒアリングと、業務の見える化から始めたい場合は、DXコンサルティングとして無料で始めることもできます。

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