営業担当者ごとのExcel管理と二重入力を解消｜老舗の産業廃棄物処理会社の業務システム開発事例

こんにちは。株式会社Ouver代表の市原辰規です。

案件情報を担当者ごとのExcelやローカルフォルダで管理していると、個々の業務は進んでいても、会社全体の状況をつかみにくくなります。

さらに、見積作成や売上管理で別のシステムを使っている場合、同じ案件情報や顧客情報を何度も入力する手間が生まれることもあります。

今回ご紹介するのは、創業から約40〜50年の歴史を持つ産業廃棄物処理会社の事例です。

同社では、営業担当者ごとに案件情報が分散し、複数の仕組みに同じ内容を入力することが課題になっていました。Ouverは新たに業務システムを開発し、分かれていた管理・入力業務を統合。担当者ごとのローカルファイルに頼る管理と、二重・三重入力の解消を支援しました。

1. 案件情報が、営業担当者ごとに分かれていた

導入前は、案件情報や見積書・発注書・請求書などを、各営業担当者がそれぞれのExcelやローカルフォルダで管理していました。

情報は存在していても、担当者ごとのファイルに分かれているため、会社全体の案件を横断して把握しにくい状態でした。

こうした情報をまとめて確認することが難しく、担当者が把握している情報と、会社として把握できる情報の間に隔たりがありました。

Excelに記録できていても、情報が担当者の手元に分かれたままでは、会社として活用しにくくなります。個々の担当者の管理方法に依存している運用が、見直しの対象となっていました。

もう一つの課題が、複数の業務にまたがる重複入力です。

見積作成用のSaaSやシステムに情報を入力し、売上管理のためにも入力する。さらに、案件情報を管理するExcelにも記録する。このように、同じ内容を二重、三重に入力する作業が発生していました。

見積書を作るときにも、すでに別の場所で管理している案件名や顧客情報を、あらためて入力する必要がありました。

一つひとつは小さな作業でも、案件を扱うたびに繰り返されれば、営業担当者の負担になります。

改善するには、情報の保管場所だけでなく、入力の流れも見直す必要がありました。どこで情報を登録し、見積作成や売上管理の場面でどう利用するか。分散管理と重複入力を、つながった課題として整理しました。

Ouverは、営業担当者ごとに分かれていた情報管理と、複数の仕組みにまたがる入力業務を対象に、新たな業務システムを開発しました。

中心となったのは、案件情報の管理と、見積作成や売上管理で扱う情報を、業務の流れに沿って統合することです。

今回の開発では、次の課題の解消に取り組みました。

すでにシステムを使っていても、情報が別々に管理されていると、その間を人の入力作業でつなぐことになります。

今回は、案件情報を管理する作業と、見積などの実務でその情報を使う作業を、一続きの業務として見直しました。

導入後は、対象の案件管理業務で、各担当者が個別のローカルファイルに情報を保存・管理する運用がなくなりました。

また、複数の場所へ同じ情報を二重、三重に入力していた作業も解消されました。

見積作成時にも、案件名や顧客情報を一から入力し直す手間が減り、業務効率の改善につながっています。

今回の主な成果は、次の3点です。

本事例では、削減時間や削減率の数値は掲載していません。実際に変わった管理方法と、不要になった入力作業を成果としてご紹介しています。

今回の事例では、Excel、ローカルフォルダ、見積作成や売上管理の仕組みが、それぞれ別の場所にありました。

個々の業務では使えていても、それらをつなぐために、営業担当者が同じ情報を繰り返し入力していたのです。

業務のシステム化を考える際は、「どの作業をシステムに置き換えるか」に加えて、次の点を確認すると、改善すべき箇所を整理しやすくなります。

担当者ごとのExcelと、日々利用している業務システム。その両方を含めて情報の流れを見直し、新たなシステムに統合することで、日常業務の負担を減らした事例です。

Ouverでは、現在の業務や情報の流れを整理するところから、業務システムの開発を支援しています。

仕様書ができていない段階でも、まずは今の管理方法と、困っている作業をお聞かせください。何をまとめ、どの作業を減らすかを一緒に考えます。

株式会社Ouver 代表取締役市原辰規