この記事の要約
要件定義では、立派な資料より「分かっていること」と「まだ決まっていないこと」を分けたメモが役に立ちます。目的・業務・範囲・非機能・決め方の5項目の記入例と、版番号付きで合意を残す方法をまとめました。
要件定義で発注者が準備することは、大きく5つです。「目的」「いまの業務」「範囲」「守りたい条件」「決め方」を、短いメモにまとめておくことです。
完璧な資料は要りません。いま分かっていることと、まだ決まっていないことを分けて書けば、開発会社との話し合いが進めやすくなります。この記事では、そのまま書き始められる準備メモの記入例を紹介します。例はすべて架空の会社のものです。
要件定義で決めることと準備の役割
IPAの解説では、要件定義は、作るものの要件を文書にして関係者で合意する工程とされています。機能だけでなく、機能以外の条件（非機能）も含み、利用者が参加することが大切だとされています。その後の基本設計では、要件を具体化し、業務の流れや機能などを整理します。
つまり要件定義は「何を、どこまで作るか」を決める場です。画面の詳細は設計工程で具体化することが多い一方、要件を確かめるために先にモックを使うこともあります。工程の区切り方は案件によって異なります。この記事では、要件定義の前と最中に、発注者が手元に用意しておくメモに絞って説明します。
準備メモの5つの項目と記入例
以下は、架空の会社「A社（部品の卸売、社員30名）」の記入例です。自社に置きかえて、分かるところから書いてみてください。
1. 目的：なぜ作るのか
記入例：
- 受注の入力を一度で済ませ、二重入力をなくしたい
- 在庫の数を、営業がその場で答えられるようにしたい
目的は2〜3個に絞ります。「便利にしたい」だけでは、何を先にするか決められません。困っている場面を一文で書くと伝わります。あわせて「どうなればうまくいったと言えるか」も一言書きます。例：月末に在庫表を手で直す作業をなくす。
2. いまの業務：誰が、何を、何で行っているか
仕事 | 担当と道具（例） |
|---|---|
注文を受ける | 営業／電話とFAX、Excelに転記 |
在庫を確かめる | 倉庫／紙の台帳 |
請求書を作る | 経理／会計ソフトに手入力 |
あわせて、見本の資料を3種類集めます。①実際の注文書や伝票、②いま使っているExcel、③月末に作る集計表です。説明に不要な個人情報や取引先の秘密情報は除き、共有範囲と方法を開発会社に確認してから渡します。実物があると、言葉だけの説明より早く伝わります。
3. 範囲：今回やること・やらないこと
記入例：
- 今回やる
- 受注の入力、在庫の確認
- 今回はやらない
- 給与計算、会計ソフトの置きかえ
- 迷っている
- 見積書の作成
「やらないこと」を書くのが大切です。範囲がはっきりすると、見積もりも比べやすくなります。迷っているものは、迷っていると書けば十分です。
4. 守りたい条件（非機能）
非機能とは、機能以外の条件です。使える時間、使う人数、速さ、データの守り方などです。
記入例：
- 朝8時から夜7時まで使えればよい
- 同時に使うのは最大10人ほど
- 取引先の情報は、決まった人だけが見られるようにしたい
数字が分からなくても、まずは困る場面を書きます。根拠のある目安が分かれば添え、不明な数字は推測で埋めません。実現の方法やセキュリティの対策は、開発会社と一緒に考えて決めます。
5. 決め方：誰が意見を出し、誰が決めるか
記入例：
- 業務の確認
- 営業課長、倉庫主任、経理担当
- 最終の判断
- 社長
- 回答の目安
- 質問を受けてから3営業日以内
決める人がはっきりすると、話が止まりにくくなります。発注者と開発会社がそれぞれ何を担い、何を成果物として受け取るかは、契約や見積もりの段階で確かめておくと安心です。
打ち合わせ前に資料をそろえるコツ
準備メモは、現在の事実と希望を分けると読みやすくなります。「月末に担当者が転記している」は現状、「転記をなくしたい」は希望です。分からない件数や時間を推測で埋めず、誰に聞けば分かるかを書き添えます。
資料ごとに、作成日、使っている部署、説明できる担当者を残します。普段の一件だけでなく、返品や修正が発生する一件も用意すると、通常の流れだけでは見えない条件を相談できます。最初からすべての例外を洗い出せなくても、確認を続ける担当と期限を決めておくことが大切です。
部署で違う言葉の意味をそろえる
架空例です。A社では、営業は「在庫」を「売れる数」と考え、倉庫は「棚にある数」と考えていました。注文で押さえ済みの分を引くかどうかで、数字が変わります。
このように、同じ言葉でも部署によって意味が違うことがあります。よく使う言葉は、短い用語メモにしておくと安心です。
話し合って意味が決まったら、次のように残します。
言葉 | 話し合って決めた意味（例） |
|---|---|
在庫 | 棚にある数から、押さえ済みを引いた数 |
受注日 | 注文を受けた日（電話はその日、FAXは届いた日） |
意見が割れたときは、無理に一つにまとめません。両方の案と理由を書いて、決める人に渡します。
合意したこと・未決のことの残し方
話し合いの後は、メモを次の3つに分けて残します。
- 合意
- 決まったこと
- 未決
- まだ決まっていないこと。いつ、誰が決めるか
- 再確認
- 決まったが、条件付きのもの
記入例：
- 合意
- 受注は画面から入力する（11/10の打ち合わせ）
- 未決
- 見積書を範囲に入れるか。社長が11/17までに判断
- 再確認
- FAXの注文は当面、新しい画面に手入力する。1か月使ってから見直す
メモには版番号と日付を付けます（例：第2版、11/10更新）。どの版で合意したかが分かると、後から読み返すときに迷いません。未決が片づいたら、次の版で「合意」に移します。
要件定義の後に変えたくなることは、よくあります。その進め方は仕様変更の伝え方と進め方にまとめています。費用の見方は見積もりの比べ方、完成後の確かめ方は受入テストの進め方で紹介しています。
なお、ここで紹介したメモの形は一般的な一例です。実際の進め方は、案件ごとに開発会社と決めます。
Ouverが支援する業務整理と要件定義
Ouverは、中小企業の業務システムの開発・刷新を、業務整理や要件定義から保守・改善まで支援しています。開発の流れの工程04「要件定義・設計」では、業務と課題を理解して要件を整理します。業務上の判断と使い方はお客さまが確認し、技術面はOuverが支援します。範囲・成果物・費用は案件ごとに確認します。
まとめ
- 目的、いまの業務、範囲、守りたい条件、決め方の5つをメモにする
- 見本の資料を3種類集め、言葉の意味をそろえる
- 合意・未決・再確認に分け、版番号と日付を付けて残す
完璧でなくて大丈夫です。分かることから書き始めましょう。
出典
出典の確認日：2026年11月7日
よくある質問
要件定義は、発注者と開発会社のどちらが担当しますか？
一般には両者が協力して進めます。業務の目的や判断は発注者、技術的な整理は開発会社が中心になることが多いです。具体的な役割と成果物は、契約や見積もりの段階で確かめておくと安心です。
まとまった資料が無くても、要件定義は始められますか？
始められます。実際の伝票、いま使っているExcel、月末の集計表など、まずは手元にあるものから始められます。足りない情報は話し合いの中で補います。説明に不要な個人情報や秘密情報は除き、共有方法を確認して渡します。
非機能の条件を数字で決められません。どうすればよいですか？
数字が分からなくても大丈夫です。「朝8時から使いたい」「見られる人を限りたい」など、困る場面を書けば伝わります。実現の方法やセキュリティの対策は、開発会社と相談して決めます。
社内で意見が割れたときは、どうまとめればよいですか？
無理に一つにまとめず、両方の案と理由をメモに書いて、決める人に渡します。いつまでに誰が決めるかを書いておくと、話し合いが止まりにくくなります。
要件定義で決めた内容を、後から変えたくなったらどうしますか？
後から変えたくなるのはよくあることです。変えたい理由と影響しそうな範囲をメモにして、早めに開発会社へ伝えます。進め方は仕様変更の記事にまとめています。
