この記事の要約
利用開始の前に、現場向けの案内票を1枚作りましょう。開始日、使う部署、入力先の正本、手順の置き場、担当と代行、困ったときの連絡先と伝えること、終わりの照合の7つです。社内窓口と技術の連絡先の分け方、旧方式を続ける条件、権限の付け方も紹介します。
新しいシステムを使い始める前に、現場に配る「案内票」を1枚作りましょう。書くことは7つです。開始日、使う部署、入力先の正本、手順の置き場、担当と代行、困ったときの連絡先と伝えること、一日の終わりの照合です。
これがそろうと、初日に「どこに入れるの」「誰に聞くの」で手が止まりにくくなります。
利用開始の前に「案内票」を1枚作る
システムができても、現場の仕事はすぐには変わりません。いつもの手順が体に残っているからです。
厚い説明書を配っても、初日に読む時間はなかなか取れません。そこで、1枚で読める案内票を作ります。
案内票は、システムの仕組みを説明するものではありません。「この日から、あなたの仕事はこう変わります」を伝えるものです。サーバーの見守りや保守の引き継ぎは、別に考えます。ここでは、現場の人が迷わないことだけに絞ります。
案内票に書く7つの項目
1. 開始日
いつから新しい方法に切り替えるかです。「何日の、どの仕事から」まで書くと、境目がはっきりします。
2. 使う部署
最初に使う部署と、まだ使わない部署を書きます。全員が一度に始めない場合は、とくに大切です。
3. 入力先の正本
どこに入れたものを「正しい記録」とするかです。たとえば、開始日以降の受注は新しいシステムを正本にする、と決めます。古い表を残すなら、「見るだけ」なのか「まだ入力する」のかも書きます。
4. 手順の置き場
操作の手順をどこに置くかです。共有フォルダの場所や、紙なら棚の場所まで書きます。置き場が1か所に決まっていると、古い手順を見てしまうことが減ります。
5. 担当と代行
部署ごとの担当者と、その人が休んだときの代行を書きます。代行の人にも、前もって操作を見てもらいます。
6. 困ったときの連絡先と伝えること
社内窓口と技術の連絡先を分けて書きます。連絡するときに伝えてほしいことも、先に決めておきます。
- いつ、どの画面で起きたか
- 何をしようとしていたか
- 画面に出た表示（画像を添える場合は個人情報や秘密の値を伏せる）
- 急ぎかどうか、仕事が止まっているか
7. 終わりの照合
一日の終わりに、入力した件数や金額を確かめるかどうかです。最初の数日だけでも決めておくと、入れ忘れに早く気づけます。
記入例（架空）
架空の会社が、受注の入力を新しいシステムに切り替える例です。
項目 | 記入例 |
|---|---|
開始日 | 12月1日朝の受注から |
使う部署 | 営業部と出荷係。経理は12月15日から |
入力先の正本 | 新システム。旧Excelは11月30日分までを見るためだけに残す（入力しない） |
手順の置き場 | 共有フォルダ「受注／新システム手順」の1か所だけ |
担当と代行 | 営業部：田中さん、代行は小林さん（いずれも架空） |
社内窓口 | 総務 木村さん（架空）。操作の質問はまずここへ |
技術の連絡先 | 開発会社の窓口。対応時間は契約で確認する |
困ったときの連絡先と伝えること | 時刻、画面名、していた操作、必要な範囲の画面画像、止まっている仕事 |
終わりの照合 | 最初の5営業日は、出荷係が受注件数を伝票と照らす |
6番の内容は、表では「社内窓口」「技術の連絡先」「連絡時に伝えること」の3行に分けています。これはひな形です。会社の大きさや仕事に合わせて、項目を足したり減らしたりしてください。
社内窓口と技術の連絡先を分ける
問い合わせ先を2つに分けておくと、現場は迷いにくくなります。
- 社内窓口：操作の質問、手順の場所、社内ルールの確認
- 技術の連絡先：画面が動かない、エラーが出る、データがおかしい
操作の質問は、社内で答えられることもあります。社内窓口が答えをためておけば、次に困った人にも使えます。
ただし、分けたからといって「窓口を通さないと連絡できない」決まりにはしません。仕事が止まっているときや、窓口の人がいないときは、現場から技術の連絡先へ直接連絡してよい、という連絡経路を、開発会社と事前に合意しておきます。連絡の内容と時刻は社内窓口にも共有し、同じ問題を重ねて依頼しないようにします。
技術の連絡先に、いつ、どこまで対応してもらえるかは契約によって違います。契約で確認して、案内票に書いておきましょう。
旧方式を続けるかは条件で決める
「念のため、しばらく前のやり方も続けよう」という声が出ることがあります。安心できる反面、同じ内容を2回入れる手間が出ます。どちらが正しいか分からなくなることもあります。
並行して続けるなら、次の3つを決めてからにします。
- どちらに先に入力するか（入力元）
- 2つの記録を誰が照らし合わせるか（照合責任者）
- いつやめるか（終了日または終了条件）
決めきれないときは、利用開始を急がず、対象を絞る、開始時期を調整する、照合方法を見直すなどを関係者と検討します。どちらがよいかは、仕事の量やまちがいの影響で変わります。
権限は一人ずつ付ける
1つのIDとパスワードを、部署で使い回すのはやめましょう。誰が入力したか分からなくなります。異動や退職のときに、その人だけ止めることもできません。
一人ずつIDを用意し、その人の仕事に必要な権限だけを付けます。見るだけの人と、入力や修正をする人を分けると、まちがいも防ぎやすくなります。パスワードは本人だけが持ち、紙に書いて貼らないことも案内票に書いておきます。
初日の前に一度ためしておく
案内票ができたら、担当と代行の人で一度ためしてみましょう。手順の置き場が開けるか、連絡先に電話やメールが届くかを確かめるだけでも、初日の安心感が変わります。
案内を渡したあとに確かめること
案内票を配るだけで、全員が内容を理解したとは限りません。実際に使う担当者に、自分の仕事ではどこから操作を始め、終わった記録を誰へ渡すのかを説明してもらいます。画面操作の説明と、部署間の受け渡しを一緒に確認するためです。
架空の受注業務なら、営業担当には「電話で受けた注文をどこへ入力するか」、出荷係には「どの状態になった注文を出荷してよいか」を尋ねます。答えが食い違う場合は、機能を追加する前に、案内の表現や業務ルールをそろえます。システムの変更が必要と分かったら、開発会社へ内容と影響を確認します。
開始後に出た質問は、質問と回答、確認した人、更新日を短く残します。一人だけに口頭で答えて終えると、ほかの人が同じところで迷うためです。手順を変える場合は、古い案内と新しい案内が並ばないよう、最新版の場所を知らせます。
初日の終わりには、未入力の仕事、処理が止まったもの、翌日に持ち越すものを確認します。件数が合わなければ、数字だけを直して合わせず、元の伝票と記録をたどります。原因がまだ分からないときは、その状態と担当者、次に確かめる時刻を残して引き継ぎます。
古いデータの移し方はExcelからのデータ移行についての記事、使い始める前に動きを確かめる方法は受入テストの進め方についての記事で紹介しています。日常の運用と保守の違いはシステム保守の仕事内容についての記事をご覧ください。
Ouverの進め方について
Ouverの「システム開発の流れ」では、利用開始の工程で、進め方や、データ移行・操作説明などの範囲と役割分担を、案件や契約に応じて確認すると示されています。どこまでを誰が担うかは、契約の前に確かめてください。
出典：システム開発の流れ（株式会社Ouver）（確認日：2026-11-08）
よくある質問
社内窓口は誰に頼めばよいですか？
新しい仕事の流れをよく知っていて、席にいることが多い人が向いています。IT担当である必要はありません。その人が休む日のために、代わりの人も決めておきましょう。
操作の説明は、いつ、どのくらい行えばよいですか？
開始日の少し前に、実際に使う人へ行うと覚えやすくなります。全員に一度に行わず、担当と代行が先に覚えて部署に広げる方法もあります。開発会社がどこまで説明を行うかは、契約で確認してください。
前のExcelなどの旧方式は、すぐにやめるべきですか？
一律には決められません。並行運用するなら、入力元、照合責任者、終了条件をそろえます。決めきれなければ、開始時期や対象を含めて関係者と再検討してください。
連絡先の一覧には何を書けばよいですか？
社内窓口と技術の連絡先、それぞれの代わりの人、連絡の方法、契約で確認した対応時間を書きます。困ったときに伝えてほしいことと、急ぎのときの連絡経路を開発会社と合意した内容も書いておきます。
担当者が休んだ日に困ったらどうすればよいですか？
案内票に書いた代行の人に聞きます。代行の人には、前もって操作を一度ためしてもらいましょう。どちらもいないときは、社内窓口か、仕事が止まっていれば事前に開発会社と決めた方法で技術の連絡先へ連絡します。
