WMSとハンディ端末の導入前に決めること ｜ 読み取りの単位と例外の扱い方

WMSとハンディ端末を入れる前に決めることは、大きく2つです。1つは、作業ごとに「何を読み取り、何を入力・確認して、いつ在庫に反映するか」。もう1つは、読めない、通信が切れた、数が合わない、返品が来たといった例外を「誰が、どう扱うか」です。

ここがあいまいなままだと、読み取りが速くなっても、記録の漏れや在庫の差が出る原因になります。この記事では、ハンディ端末で読み取る場面の決めごとに絞って説明します。記事中の図は考え方を示す模式図で、特定の会社の事例ではありません。

WMSとハンディ端末で変わること、変わらないこと

WMS（倉庫管理システム）は、入荷・保管・検品・ピッキング・出荷・棚卸の記録と、在庫の数をまとめて管理する仕組みです。ハンディ端末は、現場でバーコードを読み取り、その記録をWMSへ送る道具です。

変わるのは、記録の取り方です。紙に書いて後で入力する形から、作業した場所で記録する形に近づけられます。ただし、運用が決まっていないと、後でまとめて入力したり、記録を飛ばしたりすることも起こり得ます。

変わらないのは、「在庫をどう数え、いつ確定するか」を自社で決める必要があることです。端末を選ぶ前に、この決めごとから始めると進めやすくなります。

作業ごとに、読み取る単位と記録する中身を決める

まず、作業ごとに「何を読み取るか」と「1回の読み取りで何が分かるか」を決めます。商品のバーコードで商品を見分けられても、ロット、期限、棚の場所、数量まで一度に分かるとは限りません。どれを読み取りで取り、どれを手入力や伝票との照合で補うかを、作業ごとに確かめます。

表は一例です。読み取るものや順番は、倉庫ごとに変わります。

単位も決めます。仮想例として、「商品A」を1ケース12個入りで扱う倉庫を考えます（12個は説明のための架空の数です）。ケースのラベルを1回読んだら12個と数えるのか、ケースを開けて1個ずつ読むのか。バラでも出荷する商品では、ケースとバラの数え方が混ざらないよう、在庫をどの単位で持つかを決めておきます。

読み取りから在庫反映までを4つの段階に分ける

ハンディ端末で読み取ったら、すぐに在庫が変わると考えがちです。実際には、次の4つの段階に分けて考えると整理しやすくなります。

1. 読み取り：商品や棚、伝票を見分ける
2. 数量入力：数や、読み取りで分からない情報（ロット・期限など）を入れる、または照らし合わせる
3. 作業確定：担当者や承認者が、決めた手順で作業の完了を確定する
4. 在庫反映：確定した記録をもとに、WMSの数量・置き場所・出荷可能な状態などを更新する

これは業務を整理するための分け方です。実際の処理や更新のタイミングは、WMSの仕様や設定によって異なります。自社での確定と反映のタイミングを決め、現場で共通の理解を持つことが大切です。

たとえば、確定前なら担当者が自分で直せる、確定後は責任者だけが修正できる、という分け方があります。直した記録が後から分かるようにしておくと、差の原因を追いやすくなります。作業を途中で中断したとき、読み取った分をどう扱うかも決めておきます。

在庫の数が何を指すか、いつ更新するかなど、システム化の前に整理しておくことは、次の記事でまとめています。

コラムExcelの在庫管理をシステム化する判断基準｜限界の見分け方と移行の5ステップ

よく起きる例外と、先に決めておく扱い方

よく起きる例外の扱いを、先に決めておきます。

同じ商品を続けて読んだとき

同じ商品コードを続けて読んでも、別々の個体を1個ずつ数えるなら正しい処理です。同じ1個を誤って2回読む操作と、通信の再試行で同じ作業記録が2回送られることは分けて考えます。

個体を識別しない商品コードだけでは、別の1個と同じ1個の読み直しを見分けられません。作業・伝票・明細と数える単位を整理し、数量確認や取り消しの手順を決めます。通信の再送では、作業記録を識別する番号などで重複受付を防ぐ仕組みを検討します。

通信が切れたとき

通信断の記録を端末に保存して後で送れるかは、端末・アプリ・WMSの対応によります。復旧時は「未送信」「送信済み（登録確認済み）」「結果不明」を区別します。送信後に応答が届かない場合は、登録済みかをWMS側で確かめてから、再送や修正を行います。継続・停止を判断する人も決めておきます。

紙に控える場合も、様式と復旧後の照合手順を決め、端末に残った記録との二重入力を防ぎます。

バーコードが読めない・ラベルがないとき

手で商品コードを入力してよいか、誰が入力できるかを決めます。打ち間違いが起きやすいため、手入力した記録が後から分かるようにしておきます。ラベルを貼り直す流れと担当者も決めておきます。

数が合わないとき

予定より多い・少ないときに、その場で作業を止めるか、後でまとめて確かめるかを決めます。差の理由（破損、数え間違い、置き場所違いなど）を選んで残せるようにしておくと、同じ差が続いていないかを見直せます。

返品とキャンセルが来たとき

返品は、商品が倉庫に戻ってきても、すぐに出荷できるとは限りません。「倉庫にある在庫」と「出荷できる在庫」を分けて考え、良品かどうかを確かめる前は出荷できる在庫に戻さない、といった条件を決めておきます。

キャンセルは、出荷前か出荷後かで扱いが変わります。出荷前なら出荷の指示を取り消し、すでに取り出した商品があれば棚に戻す記録も必要です。出荷後に商品が戻る場合は、返品として扱う分け方があります。取り消しと返品を同じ処理にしないことが大切です。

端末と通信は、今の現場の条件で確かめる

今ある端末を使う場合も、新しく選ぶ場合も、今の現場の条件で確かめます。端末の機種やOS、読み取りの方式、倉庫の電波の届き方、つなぐシステムの仕様によって、使えるかどうかが変わります。どの端末でも使える、とは一律には言えません。

Ouverの倉庫管理システム（WMS）開発では、端末や通信環境、つなぐシステムの仕様を確かめてから、使えるかどうかを判断します。

端末の故障や電池切れに備えた予備と、困ったときの連絡先も決めておきます。保守で対応できる時間や範囲は、契約の内容で確かめます。

決めた例外の扱いを、パッケージの標準機能でまかなえるか、作り込みが必要かを比べるときは、次の記事も参考にしてください。

コラムパッケージとスクラッチ開発の違いは？業務への適合と改修の自由度で選ぶ

通信が切れた後に、未送信・結果不明の記録を確かめてから送り直す

テスト環境と1つの作業から、小さく試す

全部の倉庫・作業で一度に始めるのではなく、1つの倉庫や1つの作業から段階的に始める方法があります。

テストでは、うまくいく流れだけでなく、例外の場面も通します。たとえば次のような場面です。

• 同じ商品を続けて読む、誤って2回読む
• ラベルのない商品を通す
• 予定と数が違う
• 返品や、出荷前のキャンセルを通す
• 通信が切れた後に、記録を送り直す

通信が切れる場面は、稼働中の倉庫でいきなり試すのではなく、業務に影響しないテスト環境や、関係者と合意した範囲で確かめます。

テストの種類（動作、連携、権限、データ移行など）も、業務に合わせて決めます。実際に端末を使う現場の人にも入ってもらうと、迷いやすい点を見つけやすくなります。試した結果をもとに手順を直してから、対象の作業や倉庫を広げていきます。