売上は増えているのに利益が残らない ｜ 販管費と業務の増え方を見直す

売上が増えているのに利益が残らないときは、まず原因を分けて見ます。価格や原価の変化で粗利が減っているのか。採用や広告などの先行投資が重なっているのか。件数が増えるにつれて、転記や確認などの事務の負担が増えているのか。原因によって打つ手が違います。分けずに経費を一律に削ると、必要な費用まで止めてしまうことがあります。

増収の時期に利益が一時的に伸びないことは、必ずしも悪い状態ではありません。この記事で扱うのは営業利益です。売掛金や在庫による手元の現金不足（資金繰り）は別の論点のため、ここでは扱いません。

利益が残らない原因を4つに分けて見る

売上から原価を引いたものが粗利です。粗利から販管費として計上した費用を引いたものが営業利益です。人件費などの計上先は業務によって異なるため、同じ区分で比べます。売上が増えても営業利益が残らないなら、この流れのどこで差が生まれているかを確かめます。理由を整理するときは、次の4つに分けると考えやすくなります。

価格

値引きや取引条件の変化で、1件あたりの販売単価が下がっていないか

原価

仕入れや材料の値上がりを、価格に反映できているか

先行投資

採用、教育、広告、システム導入など、後から効果が出る前提で払っている費用

事務の負担

受注、請求、問い合わせなど、件数が増えるにつれて増える作業の費用

この4つは会計の決まった区分ではありません。費用が増えた理由を考えるための整理の例です。たとえば採用は、事業を広げるための先行投資であることも、増えた件数をこなすための人手の追加であることもあります。同じ費目でも理由によって判断が変わるため、何のために増えた費用かを担当者と確かめます。

まず粗利を確かめる：価格と原価の変化

最初に確かめるのは粗利です。取引先別や商品別に分けて、次の点を見ます。

• 粗利率が、前の期より下がっていないか
• 値引きや特別価格が増えていないか
• 送料や手数料の自社負担が増えていないか（原価と販管費のどちらに入れているかを、経理担当と確かめてから見る）
• 仕入れや外注の単価が上がった時期と、価格を改めた時期にずれがないか
• 売上が伸びた取引先が、もともと粗利の低い取引先ではないか

売上の伸びの多くが粗利の低い取引で占められると、全体の粗利率は下がります。この場合、事務の効率を上げても利益の差は埋まりにくく、価格や取引条件の見直しが先になります。反対に、粗利率が保てているのに営業利益が伸びないなら、販管費の側を見ます。

粗利は、販売管理の明細や、会計ソフトの部門別の集計から出せる場合があります。月によって集計の範囲が違うと比べられないため、経理担当と範囲をそろえておきます。

販管費は、自社の同じ条件での推移を中心に見る

販管費は、売上に対する割合（売上高販管費率）と、費目ごとの内訳を合わせて見ます。割合だけでは、どの費用が増えたのかが分からないためです。また、家賃や減価償却費のような固定的な費用は、短い期間では下げにくいものです。事業に必要な経費まで安易に削らないことも大切です。（参考：ミロク情報サービス「決算書の読み方 ～売上高販管費率が高すぎる！？ 販管費分析で経営を効率化」）

比べる相手は、まず自社です。月ごとや年ごとの推移を同じ集計の範囲で並べ、同じ期間の業務量（受注件数、請求件数、問い合わせ件数など）も横に並べます。費目の付け替えや部署の統合があった月には、印を付けておきます。他社や業界の数字と比べるなら、同じ業種で、何を販管費に含めているかがそろったものを選びます。範囲が違う数字では、高いか低いかを誤って判断しやすいためです。

費目が増えていたら、増えた理由も書き添えます。後から効果が出る前提の支出か、件数の増加に合わせて増えた支出か、その両方かを分けておきます。そうすると、計画どおり続ける費用と、見直しを急ぐ費用を区別しやすくなります。件数の伸び以上に費用が増えている業務は、作業を記録する候補になります。

受注から請求までの作業を記録する

件数とともに増えている費用が見えたら、その業務の作業を記録します。件数と1件の作業時間だけでは足りません。件数が増えると、入力そのものより、確認や差戻し、例外の対応が膨らんでいることがあるためです。記録する項目の例です。

• 業務の始まりと終わり（例：注文を受けてから請求書を送るまで）
• 1か月の件数と、そのうち例外になった件数
• 作業ごとの担当者と、使っている道具（Excel、販売管理、メールなど）
• 同じ内容を別の画面や表に写している転記の箇所
• 確認する人と、確認にかかる時間
• 差戻しの件数と理由（記入漏れ、金額の違い、取引先の変更など）

現場メモ（記録方法の例）：記録する期間には、月末などの忙しい時期を含めます。担当者に「いつもの作業」を口で説明してもらうと、確認や差戻しのような細かな作業が抜けることがあります。そのため、作業した日にその場で1行ずつ書いてもらいます。道具は紙やExcelで十分で、時間は分単位の目安でかまいません。正確さより、抜けている作業を見つけることを優先します。

受注の内容を販売管理と会計ソフトの両方に入れるなど、複数のSaaSに同じ内容を入力している場合の見直し方は、次の記事で紹介しています。

コラムSaaSの二重入力を減らすには？連携・追加開発の判断基準

判断表：どこから手を付けるか

ここまでの確認をもとに、最初の一手を選びます。次の表は考え方の例です。いくつかの行が同時に当てはまることもあります。

表で「業務を記録する」「転記を減らす」に当たった業務が、改善の候補です。粗利の行と業務の行が両方当てはまるときは、粗利の確認を先に済ませます。

効果は時間・支出・処理の余力に分けて評価する

利益への影響を判断するため、見直しの効果は次の3つに分けて記録します。

時間

作業にかかる時間がどれだけ短くなったか

支出

外注費、残業代、派遣費など、実際に払わなくなった額

処理の余力

同じ人数でこなせる件数が増えたか、増員を先に延ばせるか

短くなった時間に人件費の単価を掛けた額を、そのまま削減額にしないよう注意します。作業時間が減っても、給与の支払いはすぐには変わりません。浮いた時間を売上につながる仕事に回せたのか、別の事務に吸収されたのかで、利益への影響も変わります。営業利益への影響は、導入・運用で増える費用も含め、会計上の費用がどう変わったかで確かめます。支払った時期と会計上の費用になる時期はずれることがあるため、現金の支払額と営業利益への影響を分けて見ます。増員を延ばせた効果も、今の費用の減少とは別に記録します。

同じ効果を二重に数えないことも大切です。残業代の減少を「支出」に入れたなら、同じ時間を「時間」の効果として金額に換え、もう一度足すことはしません。

比べる条件のそろえ方や、品質と差戻しの見方を含めた効果の測り方の手順は、次の記事で詳しく説明しています。

コラムシステム導入の効果測定は何を見る？導入前後の比べ方と振り返りの記録